CMS Handbuch
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Nutzung und Bedeutung
Das CMS steht für Content Management System auf Deutsch Inhalts Verwaltungs-System und dient wie der Name schon sagt die Datenübertragung zwischen Kunden und Angestellter von der Webseite.
Der Angestellter gibt übers CMS die Informationen über seine Produkte oder seinem Dienst an um es dann für denn Kunden auf der Webseite sichtbar zu machen.
Ebenfalls kann dann der Kunde, dann über die Webseite ein Produkt oder einen Dienst bestellen was dann für denn Angestellten über das CMS sichtbar gemacht wird.
Hier ist eine zeichnerische Darstellung vom Datenverlauf zwischen Kunden und Angestellter.
Struktur
Das CMS System hat oben Navigationsleiste mit dem folgenden Optionen
Für Betriebe die Dienstleistung anbieten
- Personal
- Kunden
- Aufträge
- Buchhaltung
- Profil
Für Betriebe die Produkte anbieten
- Personal
- Produkte
- Kunden
- Bestellungen
- Buchhaltung
- Profil
Alle diese Optionen haben weitere Unteroptionen wie
- Übersicht
- Detailansicht
- Export/Import
- Einstellungen
Hier ist ein Screenshot von CMS zur Verdeutlichung anhand eines Betriebs, dass Bau-Service als Dienst verkauft.
Personal
Vorwort
Nicht alle Angestellte sollten zugriff auf alle Optionen haben, deswegen gibt es in das CMS ein Benutzer Gruppen Verwaltung.
Neuen Benutzer anlegen
Um einen neuen Benutzer anzulegen Gehen Sie auf Personal → Benutzer und rechts auf dem grünen Plus Symbol.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Füllen Sie dann denn das Formular für denn neuen Benutzer aus und klicken Sie auf das HINZUFÜGEN
Siehe Screenshot zur Verdeutlichung
Benutzer zu Gruppen
Um einen Benutzer zur eine order mehreren Gruppen zuordnen gehen Sie auf Personal → Benutzer und bei denn jeweiligen Benutzer an der Tabelle rechts auf bearbeiten.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Hier haben Sie die Optionen denn Benutzer zuzuordnen oder zu entfernen und falls nötig auch die Daten umzuändern.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung.
Benutzer löshen
Um einen Benutzer zu löschen gehen Sie Personal → Benutzer, denn oder die welligen Benutzer links auf der Tabelle denn Checkbox und wähle unten die Aktion löschen und klicken Sie auf AKTION.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung rot markiert mit Pfeilen.
Gruppen
Das CMS hat die folgenden festgelegten Gruppen
- Admin
- Personal
- Buchhaltung
- IT-Support
Um eine neue Gruppe hinzufügen oder zu entfernen gehen Sie auf Personal → Gruppen wo Sie links dann die Option haben eine neue Gruppe zu erstellen und rechts die Auflistung von denn jeweiligen Gruppen zusammen mit einer Checkbox und der Option die Gruppe zu löschen.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung rot markiert mit Pfeilen.
Export/Import von Gruppen und Benutzer
Die Export/Import sind nur zugänglich für Mitglieder in der Admin und IT-Support Gruppe und dient als Werkzeug um Backups und falls nötig beim Serverumbau zu dienen.
Export
Die Export Funktion generiert eine CSV-Datei (Excel Datei) je nach Auswahl von
- Benutzer
- Gruppen
- Benutzer zur Gruppen
Diese Datei kann dann als Backup lokal heruntergeladen werden.
Import
Um die CSV-Datein wieder ins CMS hochzuladen lädt ein Mitglied von der IT-Support Gruppe erst mal die Dateien auf dem Server hoch, geht dann auf das Export/Import Menü und gibt die Datei an was importiert werden soll.
Wichtiger Hinweis
Es können zwar alle Benutzer auf das Personal Menü zugreifen, aber nur Mitglieder der Personal und Admin Gruppe können neue Benutzer und Gruppen anlegen und entfernen.
Kunden
Neuer Kunden anlegen
Bei der neuen Kunden Anlegung gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten wie er order sie angelegt wird.
Möglichkeit 1. Webformular
Der Kunde oder die Kundin fühlt das Webformular aus und die Daten werden dann an das CMS weiter geleitet und sichtbar unter Kunde → Übersicht
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des CMS Kunden Übersicht
Möglichkeit 2. manuell eintragen
Falls der Kunde Sie lieber übers Telefone oder E-Mail kontaktieren möchte anstatt dem Webformular auszuführen, können Sie die Kunden Daten einfach manuell eingeben.
Gehen Sie hier für auf Kunden → Übersicht und rechts auf das grüne Plus Symbol
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Geben Sie die nötigen Kundeninformation ein wie
- Vorname
- Nachname
- Tele-Nr.
und klicken Sie auf HINZUFÜGEN
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung.
Kundeninformation bearbeiten
Falls die Kundeninformation überarbeitet werden muss, weil die Telefon-Nummer oder die E-Mail Adresse sich geändert hat gehen Sie hier für auf Kunden → Übersicht und rechts an der Kundentabelle beim jeweiligen Kunden auf bearbeiten.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Dort können Sie nicht nur die Kundeninformation überarbeiten, sondern auch die Bestellungen bzw. Aufträge von denn Kunden anschauen.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung
Kunde löschen
Nur ausführbar für Mitglieder der Admin Gruppe.
Um ein Kunden zu löschen gehen Sie auf die Kunden → Übersicht und links bei der Kundentabelle auf dem jeweiligen Kunde denn Checkbox markieren und bei Aktionen löschen auswäheln und auf AKTION klicken.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung rot markiert mit Pfeilen.
Kunden Export und Import
Nur zugreifbar für Mitglieder der Admin und IT-Support Gruppe.
Export
Um die Kundeninformation als ein CSV-Datei (Excel-Datei) für Backup Gründe runter zuladen, gehen Sie auf Kunde → Export/Import und klicken Sie auf Exportieren. Es wird dann eine CSV-Datei von denn Kundeninformation generiert, was Sie dann mit dem download Link herunterladen können.
Import
Um die CSV-Datei wieder ins CMS hochzuladen, l&aum;dt ein Mitglied von der IT-Support Gruppe erst mal die Datei auf dem Server hoch, geht dann auf das Export/Import Menü und gibt die Datei an was importiert werden soll.
Aufträge
Auftrag Einstellungen
Nur für Mitglieder der Admin Gruppe ausführbar.
Um anzugeben welche Art von Dienstleistung- oder Produktkategorien Ihr Unternehmen anbietet, gehen Sie hier für auf Aufträge → Einstellungen.
Dort haben Sie die Möglichkeit Ihre Auftragsarten anzugeben und wieder zu löschen, falls nötig.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Wichtiger Hinweis
Wenn Ihr Unternehmen Produkte anstatt Dienste anbietet, wäre diese Option unter Produkte → Einstellungen und wenn Ihr Unternehmen speziell auf IT-Service fokussiert ist wäre diese Option unter Tickets → Einstellungen.
Neuer Auftrag anlegen
Bei der neu Anlegung eines Auftrags gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten wie es angelegt werden kann.
Möglichkeit 1. Webformular
Der Kunde oder die Kundin fühlt das Webformular aus und die Daten werden dann an das CMS weiter geleitet und sichtbar unter Aufträge → Übersicht
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des CMS Auftrags Übersicht
Möglichkeit 2. manuell eintragen
Falls der Kunde Sie lieber per Telefone oder E-Mail kontaktieren möchte anstatt dem Webformular auszuführen, können Sie denn Auftrag einfach manuell eingeben.
Gehen Sie hier f¨r auf Aufträge → Übersicht und rechts auf das grüne Plus Symbol
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Geben Sie die Nötigen Auftragsinformation ein wie
- Kunde
- Auftragsart
- Straße und Haus-Nr.
- PLZ
- Ort
- Verkaufs-Preis Brutto
- Steuergehalt
- Verkaufs-Preis Netto
- Erstellt Datum
und klicken Sie dann auf SUBMIT.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung.
Ein neuer Auftrag wird dann in das CMS erstellt mit dem Zustand offen und ein leeres endet am Datum.
Auftrag Bearbeiten
Um denn Auftrag zu Überarbeiten, wie denn Zustand von offen → in Bearbeitung → fertig so wie das anpassen des Zielabgabe Datum und Anpassung des Verkaufs-Preis, wenn nötig. Gehen Sie hier führ auf Aufträge → Übersicht und links bei der Auftragstabelle beim jeweiligen Auftrag auf die Auftragsnummer.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Dort haben Sie die Option folgende Information zu ändern und anzupassen so wie
- Erstellt Datum
- Endet Datum
- Verkaufs-Preis Brutto
- Steuergehalt
- Verkaufs-Preis Netto
so wie die Option die Kontaktdaten vom Kunden nochmal zu besichtigen.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung
Wird der Zustand auf fertig gestellt geht der Brutto und Netto automatisch in die Buchhaltung → Einnahmen Tabelle.
Wichtiger Hinweis
Das Umändern vom Brutto, MwSt. und Netto ist nur für Mitglieder aus der Admin- und Buchhaltungs-Gruppe gestattet.
Aufträge Export und Import
Nur zugreifbar für Mitglieder der Admin und IT-Support Gruppe.
Export
Um die Aufträge als eine CSV-Datei (Excel-Datei) für Backup Gründe runter zuladen, gehen Sie auf Aufträge → Export/Import und klicken Sie auf Exportieren. Es wird dann eine CSV-Datei von denn Auftägen generiert, was Sie dann mit dem download Link herunterladen können.
Import
Um die CSV-Datei wieder ins CMS hochzuladen, lädt ein Mitglied von der IT-Support Gruppe erst mal die Datei auf dem Server hoch, geht dann auf das Export/Import Menü und gibt die Datei an was importiert werden soll.
Buchhaltung
Nur aufrufbar für Mitglieder der Admin- und Buchhaltungs-Gruppe.
Einnahmen manuell eintragen
Um eine neue Einnahme manuell einzutragen, gehen Sie auf Buchhaltung → Einnahmen und rechts auf das grüne Plus Symbol.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Geben Sie die nötigen Einnahmeinformation ein wie
- Objekt bzw. Dienst
- Menge
- Einheit
- Datum
- Brutto
- MwSt.
- Netto
und klicken Sie auf SUBMIT
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung
Einnahme manuell löschen
Um eine Einnahme falls nötig zu löschen, gehen Sie auf Buchhaltung → Einnahmen und links auf der Einnahmetabelle auf denn Checkbox von der jeweiligen Einnahme und klicken Sie auf LÖSCHEN.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung rot markiert mit Pfeilen.
Ausgaben manuell eintragen
Um eine neue Ausgabe manuell einzutragen, gehen Sie auf Buchhaltung → Ausgaben und rechts auf das grüne Plus Symbol.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung des Pfades rot markiert mit Pfeilen.
Geben Sie die nötigen Ausgabeinformation ein wie
- Objekt bzw. Dienst
- Menge
- Einheit
- Datum
- Brutto
- MwSt.
- Netto
und klicken Sie auf SUBMIT
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung
Ausgabe manuell löschen
Um eine Ausgabe falls nötig zu löschen, gehen Sie auf Buchhaltung → Ausgaben und links auf der Ausgabetabelle auf denn Checkbox von der jeweiligen Ausgabe und klicken Sie auf LÖSCHEN.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung rot markiert mit Pfeilen.
Statistik
Die Buchhaltung → Statistik zeigt die Einnahmen und Ausgaben neben einander und gibt an wie viel Gewinn oder Verlust man gemacht hat, was nach Jahr und Monat gefiltert werden kann.
Hier ein Screenshot zur Verdeutlichung rot markiert mit Pfeilen.
Buchhaltung Export und Import
Zur zugreifbar für Mitglieder der Admin-Gruppe.
Export
Um die Einnahmen und Ausgaben als CSV-Datei (Excel-Datei) für Backup Gründe runter zuladen. Gehen Sie auf Buchhaltung → Export/Import und klicken Sie auf EXPORTIEREN.
Import
Um die CSV-Datein wieder ins CMS hochzuladen wird die zuerst auf dem Server hochgeladen, dann geht man unter Buchhaltung → Export/Import und gibt die Datei an die importiert werden soll.